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Das Programm kann neben Word-Vorlagen auch PDF-Formulare verwenden und dort angelegte Felder mit Werten von Klienten /Mitarbeitern ausfüllen, so wie es bei Word-Vorlagen beschrieben wurde.

Diese Formulare eignen sich gut für das Ausdrucken, können aber noch nicht automatisch in der KlientenDB im Klienten-bezogenen Ordner gespeichert werden. Sie eignen sich also überall dort, wo es nur um den schnellen Ausdruck von Formularen, Bescheinigungen etc. geht.

 

Voraussetzung ist es, ein PDF-Formular zu erstellen, das ausfüllbare Felder enthält. Dies ist mit dem (teuren) Adobe Acrobat möglich, alternativ aber auch mit günstigeren PDF-Kreatoren oder mit dem kostenlosen Writer aus der LibreOffice-Suite.

 

Beispielhaft wird hier beschrieben, mit Writer ein PDF-Formular zu erstellen und es in der KlientenDB einzubinden.

 

1.erstellen Sie das Schreiben in Microsoft Word oder LiibreOffice-Writer

2.öffnen Sie das Dokument in Writer

3.fügen Sie in dem Dokument die Felder ein

a.Einfügen->Formular-Steuerelemente bzw.

b.Ansicht-> Symbolleisten->Formular-Steuerelemente

c.Sie können Textfelder und CheckBoxen verwenden

d.normalerweise sind diese Felder weiter editierbar, selbst wenn sie ausgefüllt wurden - wollen Sie das nicht, müssen Sie die Eigenschaften [aktiviert] auf nein und [nur lesen] auf ja setzen

4.Benennen Sie die die Formularelemente passend

a.vermeiden Sie dabei Umlaute, ß, Leerzeichen und Sonderzeichen

b.am besten Sie benutzen genau die Bezeichnungen der Platzhalter, die auch in Word angewandt werden

5.Speichern Sie die Datei als PDF: Datei->Exportieren als...-> als PDF exportieren

 

Die PDF-Datei ist jetzt vorbereitet und kann als Vorlage in der KlientenDB importiert werden.

1.Hauptmenü->Einstellungen->Dokument-Vorlagen bearbeiten

2.lokale Vorlage laden

3.PDF wählen

4.Ziel-Ordner in KlientenDB auswählen oder neu eingeben

5.in das Feld [Attribute] die zu füllenden Felder eintragen, damit diese im FDF-Script an den Acrobat Reader übergeben werden können (in der fdf-Datei werden Feld-Werte-Paare übergeben)

a.die Felder werden kommagetrennt und ohne Leerzeichen eingetragen und mit fdf:= eingeleitet

b.Bsp: fdf:=Pat_Nachname,Pat_Vorname,Pat_GebDatum

c.entspricht ein Platzhalter nicht den Regeln für Feldnamen (z.B. keine Umlaute) oder sollen mehrere Platzhalter in ein Feld eingetragen werden (Bsp: Einrichtung_Ort und Datum), kann alternativ die Form Feldname1:[Platzhatlter1] [Platzhalter2],Feldname2:[Platzhalter3] genutzt werden

d.in einem Formular können beide Formen gleichzeitig angewandt werden: fdf:=Mitarbeiter:[MA_Titel] [MA_Name],Datum,Pat_Nachname

 

Werden die Felder so im Feld Attribute gespeichert, kann das Programm eine korrekte FDF-Datei erstellen, in der die Felder und die ausgefüllten Platzhalter aufgelistet sind.

Ist diese Datei generiert, ruft das Programm mit ihr den Acrobat Reader auf, der wiederum das PDF-Formular öffnet und die übergebenen Felder mit den Werten ausfüllt.

Der Acrobat Reader gibt hierbei ein oder zwei Warnhinweise aus, die ignoriert werden können.