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Jeder Mitarbeiter hat Zugang zum System über die Kombination von Login und Passwort.

Als Loginname wird vom Programm ein Kürzel aus den ersten beiden Buchstaben des Nachnamens gefolgt von den ersten beiden Buchstaben des Vornamens angelegt. Als Standard-Passwort erhält jeder Mitarbeiter zunächst seinen Loginnamen in Klein-Buchstaben und sollte dies dann rasch ändern.

Solange es nicht geändert wurde, erfolgt bei jedem Anmeldevorgang eine entsprechende Erinnerung.

Wird das Passwort vergessen, so kann der Administrator das Passwort auf das Ausgangspasswort zurücksetzen.

Die Passwörter sind verschlüsselt (und auch für Administratoren nicht einsehbar) gespeichert.