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Sollen zum Zeitpunkt der Planung oder Bestätigung von Kliententerminen Erinnerungen ausgegeben werden, können diese über die "Antragserinnerungsfunktion" eringerichtet werden.

 

Wie erscheint die Erinnerung?

 

Solche Erinnerungen erscheinen beim Aufruf eines Kliententermins. Es kann sich um eine oder auch um mehrere Erinnerungen handeln.

Mit der Erinnerung kann die Option verbunden sein, ein Dokument/Formular/Brief auszudrucken oder auch einen Fragebogen aufzurufen.

Es werden viele Optionen angeboten, die es ermöglichen, die Arbeit mit dieser Funktion fein auf die Arbeitsabläufe abzustimmen.

 

In der Abbildung ist ein Beispiel einer Erinnerung zu sehen, wenn diese 3 Erinnerungen aktiviert worden wären.

Hier werden zwei Fragebogen-Links und ein Dokument zum Ausdrucken angeboten, wobei zwei Erinnerungen abgehakt werden können.

 

 

 

 

Mögliche Anwendungen

 

•nach jedem Termin ausdruckbare Bestätigung für Dolmetscher

•vor Screening-Terminen Information an Beteiligte oder Kooperationspartner

•nach Screening/Erstgespräch Symptom-Fragebogen

•einmalig pro Klient Angebot einer Befundanforderung

•Ausdruck einer Bestätigung der Terminteilnahme für Klienten

•Erinnerung daran, einen Antrag auf Kostenübernahme zu stellen  - mit Genehmigungsvermerk

•Aufruf eines tagesbezogenen Verlaufs-Fragebogens

 

 

Einrichtung der Erinnerungen

 

Um die Erinnerung-Funktion nutzen zu können, muß die Programmeinstellung 381 [Antragserinnerungsfunktion] aktiviert sein.

Sie finden sie als Administrator unter Hauptmenü -> Einstellungen -> Register Einstellungen/Ressourcen -> Antragserinnerungen

 

 

Im abgebildeten Beispiel wurden zum einen 4 fiktive Erinnerungen eingerichtet, die dann im Register Sprache/Sozialdaten der Klientendaten zur Verfügung stehen. .

Dort kann man sie für jeden Klienten einzeln aktivieren, je nachdem, ob diese Erinnerungen für den Klienten relevant sind.

Daneben sind 2 Standard-Erinnerungen (S) aufgelistet, die für jeden Klienten gelten.

 

Merkmale/ Optionen

•[Bezeichnung] erscheint als Name des Rahmens der Erinnerung

•[Workflow] kann bestimmt werden, wann und wie oft die Erinnerung erscheint und ob sie als erledigt abgehakt werden kann (s.u.)

•[Terminstatus] ermöglicht, die Beschränkung einer Erinnerung auf geplante, bestätigte oder ausgefallene Termine (Standard: Terminstatus egal)

•[Erinnerungstext] ist der Hinweistext

•[Terminbezeichnung] ermöglicht die Beschränkung der Erinnerung auf eine bestimmte Terminart

•[Nut bei Teilnehmern] Option, die Erinnerung nur bei Beteiligten des Termins erscheinen zu lassen

•[Standard] bei gewählter Option erscheint die Erinnerung bei jedem Klienten und sie wird nicht im Register [Sprache/Sozialdaten] aufgelistet wird

•[Fragebogen] ermöglicht den Aufruf eines Fragebogens

•[Antragsvorlage] kann eine Wordvorlage hinterlegt werden, die mit der Erinnerung zur Verfügung steht.

o[Adressat wählen] aktiviert, wird zuvor das Adressbuch aufgerufen, um den Adressaten zu bestimmen.

o[Dokument speichern] bei gewählter Option wird das erzeugte Dokument im Dokumenteordner des Klienten gespeichert

•Schalter [Refresh]: alle Personen- und Termin-spezifischen Erinnerungseinträge des markierten Erinnerungs-Eintrages werden gelöscht. Achtung: damit werden nicht nur erledigte Erinnerungen gelöscht, sondern auch Einträge von Genehmigungen.

•in der Liste der Erinnerungen sind neben der Bezeichnung das Kriterium Standard ("S"), der Workflow, die Option Dokumentendruck(Dok)/Fragebogen (FB) und der Filter [Terminbezeichnung] zu sehen

 

 

In der folgenden Abbildung wurde ein Fragebogen eingerichtet, der bei jedem Klienten nach Bestätigung eines Beratungstermins angeboten wird.

 

 

 

Filter Terminart

 

Dass eine Erinnerung auf eine Terminart beschränkt werden kann, heißt andererseits, dass die Erinnerung bei nicht getroffener Terminbezeichnungs-Wahl bei allen Terminarten erscheint.

Andererseits gilt das wiederum nur für die Terminarten, bei denen in den Einstellungen das dortige Kriterium [Antragserinnerung] aktiviert wurde.

 

 

 

Workflow-Varianten

 

Wie oft die Erinnerung erscheint, also ob sie einmalig oder wiederholt erscheint und ob die Wiederholung abschaltbar ist, wird mit dem Feld [Workflow] festgelegt.

Es gibt folgende Optionen:

 

 

"Einmalig" bedeutet, dass das Programm die Erinnerung automatisch mit dem Erscheinen abhakt und nicht erneut zeigt.

"pro Person" bedeutet, dass die Erinnerung falls "einmalig" oder bis sie abgehakt wurde unabhängig vom konkreten Termin erscheint und bei einem weiteren Termin dann nicht mehr gezeigt wird.

"Abhakbar" bedeutet, dass ein Feld [erledigt] eingeblendet wird und die Erinnerung in diesem Kontext (Klient bzw. Termin) nicht ein weiteres Mal angezeigt wird.

"mit Genehmigung" bedeutet, dass die Erinnerung mit den Feldern [beantragt] und [genehmigt] erscheint und die Erinnerung solange erscheint, bis [genehmigt] bejaht wurde.

Diese Option steht nur für den Kontext "Klient" zur Verfügung und ist nicht pro Termin wählbar.

 

 

Antragserinnerungen im Register [Sprache/Sozialdaten]

 

Es sollten nur max 5 Einträge vorgenommen werden, die nicht zum Standard gehören, so dass sie im Register [Sprache/Sozialdaten] aufgelistet werden, da nicht mehr Platz in diesem Register vorgesehen ist.

Dagegen können beliebig viele Standard-Erinnerungen festgelegt werden.

 

im Beispiel wirde nur die Erinnerung an Befundanforderungen aktiviert

 

 

Soll eine abgehakte Erinnerung wieder aktiviert werden, kann sie im Klientendatenformular beim Patienten inaktiviert, gespeichert und wieder aktiviert werden. Auf diese Weise können die gepsiecherten Werte wieder zurückgesetzt werden.