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Häufig gibt es den Wunsch, sich Notizen z.B. zu Telefonaten zu machen, wobei anfangs noch nicht klar ist, welcher Art die daraus hervorgehenden Aktivität ist. So könnte ein Telefonat mit einer Patientenanmeldung, einer Terminvergabe oder einer Aufgabe enden. Auch kann es sein, dass eine Notiz zunächst gespeichert werden soll, um sie in einer Teamberatung mit den Kollegen zu erörtern. Erst danach wird eine Entscheidung über eine Aktivität getroffen.

 

Damit solche unstrukturierten Notizen in strukturierte Aktivitäten überführt werden können, gibt es das Fenster [Notizen], das über das Hauptmenü aufgerufen werden kann.

 

Zu den Feldern:

•Datzum, Zeit und Name des Mitarbeiters sind voreingestellt.

•Gesprächspartner und Klient sind Personen -Suchfelder, die bekannte Personen blau und unbekannte rot anzeigen, beide aber speichern können.

•Im Rahmen Anliegen sind 8 in jeder Kombination wählbare Items, deren Namen und Sichtbarkeit bei der Programmeinrichtung frei gewählt werden können. Im Bild sind Beispiel-Items zu sehen.

•Der Betreff fungiert quasi als Überschrift.

•Die Felder [Weiterleiten an] einen Mitarbeiter und [für alle sichtbar] bestimmen, welche weiteren Mitarbeiter die Notiz sehen können.

•Durch einen Eintrag im Feld [Wiedervorlage] wird die (unerledigte) Notiz in der Mitteilungszentrale ab dem Tag der Wiedervorlage aufgelistet.

•Erledigte Notizen werden in der Liste ausgeblendet, können aber nach Aktivieren der Option [inkl. erled. Notizen] wieder angezeigt werden.

 

Funktionen:

•Generierung einer Anmeldung (in Planung)

obei bekanntem Klienten wird das Anmeldungsfenster geöffnet, die Notiz als Erläuterungen übernommen, der Gesprächspartner als Anmelder eingetragen

obei unbekanntem Klienten wird zunächst das Stammdatenregister zur Eintragung der Person geöffnet und der Name eingetragen

•Weitervermittlung (in Planung)

ozunächst muß ggf. ein neuer Klient angetragen werden (Übernahme des Namens)

osoll eine erfolgte Weitervermittlung dokumentiert werden kann dann ist Register [Sprache Sozialdaten] gesprungen werden und die Vermittlung eingetragen werden

obesteht noch die Aufgabe einer Vermittlung als hauptsächlichem Inhalt des Beratungskontaktes, könnte daraus zunächst eine Aufgabe für diesen Klienten erstellt werden, um gleichzeitig zur Dokumentation von Aktivitäten Verlaufseinträge anzulegen, die ja auch schon für (noch) nicht in Behandlung befindliche Personen möglich sind

•Termineintrag (in Planung)

obei aktuell in Behandlung befindlichen Klienten kann aus der Notiz ein Termin generiert werden: Datum, Zeit, Mitarbeiter, Klient und Gesprächspartner werden übernommen, Betreff und Notiz zum Inhalt, als Kategorie “Telefonat“ voreingestellt, falls diese Terminart für die Berufsgruppe des Mitarbeiters vorhanden ist. Dies dienst also a) der Erfassung des zeitlichen Aufwandes des kontaktes und b) der Auflistung des Kontaktes in der Verlaufsdokumentation.

•Verlaufseintrag

ofalls ein Klient angegeben wurde, kann für diesen ein Verlaufseintrag mit dem Inhalt: Betreff & Notiz angelegt werden

•Nachricht

oBetreff und Notizfeld werden übernommen, es muß lediglich ein Adressat eingetragen werden (falls nicht schon bei [Weiterleiten an] eingetragen)

oim Unterschied zur weitergeleiteten Notiz erscheint die Nachricht sofort im Fenster des Kollegen

•Aufgabe

owie bei den Nachrichten werden Betreff und Notizfeld übernommen

•Projekt (in Planung)

oDas Projektfenster wird geöffnet, übernommen werden: Betreff als Überschrift, der Mitarbeiter oder der Adressat als Projektverantwortlicher, die Notiz und der Gesprächspartner als ProjektNotiz.