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Wie können Emails an Klienten gesendet werden?

oin den Stammdaten kann über den Email-Schalter neben dem Email-Adressfeld das Emailfenster geöffnet werden

oin der Hauptmenüliste der in Behandlung befindlichen Klienten über die Emailadresse im Kontextmenü

oin den Terminplänen im Kontextmenü des Kliententermins erscheint hinter der Emailadresse eine Liste der eingetragenen Email-Textbausteine, die Terminbezug ermöglichen, z.B. für Terminerinnerungen, -absagen etc.

 

 

Wie können Textbausteine verwendet werden?

Diese müssen im Ordner Email\Klient gespeichert werden, damit sie im Kontextmenü der Terminpläne bei Kliententerminen angezeigt werden.

Das Entsprechende gilt auch für Textbausteine für SMS, die Im Ordner SMS\Klient gespeichert werden müssen.

 

(Alternativ können über das Kontextmenü dess Textfeldes im Emailfenster auch weitere Textbausteine genutzt werden.)

 

Bitte beachten Sie, dass bei einem Textbaustein für Emails und SMS folgende Formatierungsregelung gilt:

 

oder Text, der in den Betreff (Email) geschrieben werden soll, steht hinter der Marke "Betreff:=" und wird durch ein Semikolon abgeschlossen

oder Text, der im Textfeld stehen soll, steht hinter der Marke "Text:=" und wird mit einem Semikolon abgeschlossen

oes darf im Text deshalb kein Semikolon verwendet werden!

oder Text, der als Verlaufseintrag vorgesehen ist, wird hinter der Marke "Verlaufseintrag:=" gestellt und mit einem Semikolon abgeschlossen

 

Welche Platzhalter sind möglich?

Generell stehen wie in allen Texten die Klienten-Platzhalter zur Verfügung, die über das Kontextmenü oder per Hand in der Form "[Platzhalter]" eingetragen werden können.

Bei Termin-assoziierten Emails können zusätzlich Termin-Merkmale in der Form "[T_Merkmal]" verwendet werden. Hier stehen die Merkmale T_Bezeichnung (Terminart) T_Datum, T_Beginn, T_Mitarbeiter, T_Dolmetscher und T_Raum zur Verfügung.

 

Ein Beispiel-Textbaustein könnte so aussehen:

 

Betreff:=Terminerinnerung PSZ [T_Datum];

Text:=[Briefanrede],

wir möchten Sie an den mit [T_Mitarbeiter] vereinbarten Termin am [T_Datum] um [T_Beginn] im Raum [T_Raum] erinnern.

 

Mit freundlichen Grüßen

Das Team des PSZ;

Verlaufseintrag:=Terminerinnerung [T_Datum], [T_Mitarbeiter];

 

 

Wo werden die Emails gespeichert?

Das Programm speichert die Email im Verlauf des Klienten. Dort erscheinen die Kopfdaten der Email und die Information aus dem Emailfenster-Feld [Verlaufseintrag] im Verlaufstext. Der komplette Text der Email dagegen wird in einem Infofeld beim Überfahren mit der Maus gezeigt.

 

Kann das Programm auch Emails empfangen?

Nein. Die benutzte Windows-Technologie lässt nur einen Versand von Emails zu. Damit eine Antwort des Klienten in Ihrem Standard-Email-Programm nicht losgelöst von Ihrer ersten Nachricht steht, wird bei jeder Nachricht an Klienten eine Blindkopie an Sie selbst geschickt, so dass Ihre Email auch im Standard-Email-Programm erscheint.