Umgang mit Dokumenten > Formulare ausfüllen

Mit dem Programm können Word-Formulare automatisch mit Patientendaten ausgefüllt werden.

1. Erstellen von Vorlagen

dazu müssen die Dokumente im Vorlagen-Ordner der Datenbank gespeichert werden. Diese Vorlagen können dann von jedem Arbeitsplatz aus als Vorlage bearbeitet werden, wenn sie über den Schalter [Vorlage bearbeiten] geöffnet werden.

Um Felder zu erstellen, die vom Programm ausgefüllt werden können, wird der Schalter [Platzhalter anzeigen] betätigt. Es öffnet sich eine Liste mit im Programm definierten Platzhaltern. Diese Liste kann auf Wunsch erweitert werden (s. Punkt 5). Platzhalter werden in die Vorlage eingefügt, indem der Schalter [Platzhalter einfügen] geklickt wird. Der Eintrag erfolgt dann an der Stelle der Word-Vorlage, an der sich gerade der Cursor befindet.

Abschließend sollte das Dokument in eine WordVorlage (Dateiendung: .dot) konvertiert werden. Dabei werden automatisch die Platzhalter in Word-Textmarken umgewandelt (zu erkennen an der Änderung der Klammern von <> in []). Auf diese Weise sind die Vorlagen vor unbeabsichtigten Änderungen geschützt. Schalter [als Vorlage speichern].

2. Aufruf und ggf. automatisches Ausfüllen von Dokumenten

bei jedem Aufruf einer Vorlage bei aktivierter Patientenakte über den Schalter [Dokument öffnen] wird das Dokument geöffnet, die Felder mit Patientendaten ausgefüllt und unter dem Standard-Dateinamen (s.o.) im Patientenordner automatisch gespeichert. D.h. ein erneutes Speichern ist nur nach weiterer Änderung nötig. Gleichzeitig müßte das Dokument aktiv gelöscht werden, wenn es nicht benötigt wird. (Die ausgefüllten Felder sind Texte, die sich nicht aktualisieren, wenn sich Patientendaten im Nachhinein ändern.)

3. Aufruf / Namensänderung bereits bestehender Patientendokumente

durch Doppelklick auf ein Dokument der Liste der Patientendakumente wird dieses in Word geöffnet und kann dort bearbeitet werden bei verzögertem Doppelklick wird der Name der Datei wie in Dateimanagern aktiviert und kann geändert werden.

4. Löschen von Dokumenten

Damit eine soeben erstelltes Patientendokumentwieder gelöscht werden kann, wird die Datei in der unteren Liste der Patientendokumente angezeigt. Ein Löschen ist allerdings nur möglich, wenn das Dokument in Word wieder geschlossen wurde und danach auf [Aktualisieren] geklickt wurde.

5. Anlegen von neuen Platzhaltern und Feldern (Admin-Aufgabe)

Platzhalter werden in die DB-Tabelle PatientenPlatzhalter eingetragen je nach Art müssen weitere Einstellungen erfolgen

•Kooperationspartner, die in einer Kategorie registriert sind (z.B. Gericht, Behörden, Betreuer etc.): in der DB-Tabelle Platzhalter wird die PartnerGrID und der Feldname des Platzhalters also Eigenschaft ohne Klammern und Objektname

•Patienteneigenschaften, Merkmale der letzten Anmeldung, des letzten Aufenthaltes müssen in der DB-Prozedur PatientenPlatzhalter als Feld eingetragen werden

•Benutzereigenschaften werden im Programm in der Prozedur PlatzhalterBenennen definiert

•Felder in Formularen, bei denen die Word-Felder genutzt werden (Checkbox, TextBox, OptionButton): diese Formulare müssen in der Dokumenteneigenschaft "Manager" den Namend der DB-Tabelle oder DB-View erhalten, und in dieser werden die Namen der WordFelder gespeichert.

•wenn diese Wordfelder allerdings den gleichen Namen wie ein Platzhalter haben, werden sie auch sonst erkannt

•handelt es sich um Auswahlfelder, denen in der DB nur ein Feld gegen