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Wenn Sie eine vorhandene Vorlage nutzen wollen, können Sie dies aus dem Programm heraus tun.
Die Schritte bis zum Dokument sind folgende:
1.Formular Dokumente aufrufen und Vorlage wählen
2.Adressaten bestimmen (aus dem Adressbuch holen, wobei Sie hier die Adressen prüfen könnten)
3.ggf. Vorlage anpassen und geänderte Vorlage unter einem neuen Namen speichern
4.ggf. Probe mit Anzeige oder Ausdruck des Dokumentes für die erste Adresse in der Liste
5.Dokument erstellen
a.entweder zunächst Anzeige, wobei für jeden Adressaten ein eigenes Dokument erstellt wird, was bei langen Adresslisten aufwendig ist und viel Zeit und Rechnekapazität in Anspruch nehmen kann
b.oder sofortiges Ausdrucken der Dokumente, ohne diese nocheinmal zu öffnen
Wählen Sie eine Vorlage aus. Achten Sie dabei darauf, dass die Option [Serienbrief-Vorlage] aktiviert ist, da ansonsten andere Vorlagen für Einzelschreiben angezeigt werden.
Da noch keine Adressen gewählt wurden, drücken Sie auf [Adressen Serienbrief], worauf sich das Adressbuch öffnet.
Wählen Sie jetzt eine Gruppe aus. Wenn die Option [Gruppen-Auswahl] (links oberhalb der Liste) aktiviert ist, können mehrere Einträge durch Klicken bei gedrückter Umschalttaste markiert werden. Sie können mit Ctrl-A auch alle Einträge mit einem Male markieren oder dies mit der Option [alle wählen für Serienbrief] (rechts unter der Liste) tun. Drücken Sie jetzt auf "Serienbrief", wodurch Sie zurück ins Vorlagenfenster gelangen.
Sie haben jetzt die Wahl zwischen
•Anpassen der Vorlage [Vorlage anpassen] oder
•Aufruf der unveränderten Vorlage [Dokument erstellen]
Bei beiden Optionen können Sie zunächst eine Probe-Anzeige oder einen Probedruck für die erste Adresse wählen [Probe mit 1. Adresse]
und Sie können entscheiden, ob Sie alle Dokumente geöffnet haben wollen oder gleich im Hintergrund gedruckt, ohne das Word sich öffnet [Sereinbriefe ausdrucken].
Wenn Sie die Vorlage zunächst anpassen wollen, wird diese geöffnet. Sie können jetzt die Änderungen vornehmen.
Wenn Sie sie danach speichern (Sie werden nach einem neuen Namen gefragt, Angebot: bisheriger Dateiname ergänzt durch das aktuelle Datum) und schließen, wird die jetzt freigegebene Vorlage zum Erstellen der Dokumente in dem von Ihnen vorher bestimmten Modus genutzt.
Sie können Serienbriefe auch in den Gruppenfenstern (Einmalige Truppe und Tagung/Freizeiten) für die Gruppenteilnehmer erstellen.
In beiden Formularen gibt es den Schalter [Serienbriefe]. Nach Klick auf diesen Schalter müssen Sie zunächst zwischen den drei Kommunikationswegen "Brief", "Email" und "SMS" wählen.
Wenn Sie sich für "Brief" entscheiden, werden Sie auf den Dokumenten-Vorlage-Dialog geleitet. Da Sie aus einem Gruppenfenster kommen, müssen Sie keine Adressen mehr wählen, da diese schon aus der Gruppe übernommen wurden.
Die weiteren Schritte gliechen sich aber mit dem oben beschriebenen Abläufen.
Nachdem über diesen Weg ein Serienbrief erstellt wurde, wird er in der Liste der Dokumente des Gruppentermins aufgelistet und kann dort entweder als Vorlage oder als Serienbrief wieder aufgerufen werden.