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Das Programm verfügt über folgende Funktionen zur Abrechnung von Patiententerminen bzw. Mitarbeiter-Arbeitszeiten:

Zu jedem Patiententermin wird angezeigt, welche Kostenstellen für die Abrechnung in Frage kommen. Dabei können Patientenkriterien wie das Alter oder der Wohnort, aber auch andere Kriterien berücksichtigt werden, z.B. ob ein Patient Folteropfer ist oder nicht. Des Weiteren wird geprüft, über welche Kostenstelle der betreffende Mitarbeiter abrechnen darf. Hinzu kommt die Möglichkeit, in der Abrechnung mehrere Kostenstellen anteilig zu benennen und zu berücksichtigen, ob eine Kostenstelle abhängig von einer anderen Kostenstellen zur Übernahme der Kosten bereit ist.

 

Einerseits wird damit eine raschere Abrechnung von Terminen ermöglicht. Andererseits erleichtert dies die Arbeitszeitabrechnung der Mitarbeiter deutlich, da über die den Kostenstellen zugeordneten Terminen ein Überblick über die Arbeitszeitkonten pro Mitarbeiter und Kostenstelle (wöchentlich, monatlich und pro Jahr) ermöglicht wird.

 

 

Die Abrechnung von Patiententerminen bzw. Mitarbeiter-Arbeitszeiten über unterschiedliche Kostenstellen erfordert das Hinterlegen folgender Daten:

1.die Kostenstelle, inklusive deren Gültigkeitszeitraum

2.die Kategorie der Tätigkeit, die von dieser Kostenstelle finanziert wird (Therapie, Dolmetscher, Verwaltung etc.)

3.die Zuordnung der Mitarbeiter zu bestimmten Kostenstellen und deren wöchentliche Arbeitszeitkontigente - siehe Kostenstellen einrichten

4.Patienten-Kriterien, die erfüllt sein müssen (Jugendliche, Folteropfer, Wohnort etc.) - siehe Kostenstellen-Regeln

 

Es kann weiterhin festgelegt werden, ob in den Abrechungslisten der volle Patientenname und das Geburtsdatum oder eine Chiffre (Initialien des Namens und Geburtsdatum) erscheinen soll.

In der Abrechnungsliste werden alle einer Kostenstelle zugeordneten Tremine aller Mitarbeiter eines Monats aufgelistet. Hier werden auch die Termindauer und die jeweilige Zusatzzeit (Vor- und Nachbereitung) angegeben.

 

Workflow:

Mit der Termineingabe werden auch die Kostenstellen eingetragen. In den Programmeinstellungen kann festgelegt werden, ob es sich um eine einfache Zuordnung oder ein komplexes Modell mit Kostenstellensplitting handelt.

Beim einfachen Modell

•wird hinter dem Namen des Mitarbeiters im Terminfenster die Liste der möglichen Kostenstellen gezeigt, wobei die oberste als Vorgabe schon eingetragen ist. Diese Wahl könnte jetzt durch den Mitarbeiter geändert werden. Mit der Terminbestätigung werden auch die Kostenstellen gespeichert, die ggf. für mehrere Mitarbeiter oder einen hinzukommenden Dolmetscher verschieden sein können.

•Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung können diese Kostenstellenwahl bestätigen. (Jetzt kann die Kostenstelle nicht mehr geändert werden.)

•Dazu steht diesen Mitarbeitern (z.B. Verwaltung) eine entsprechende Arbeitsliste mit unbestätigten Kostenstelleneinträgen zur Verfügung.

•Bestätigte Einträge können abgerechnet werden. Bei der Abrechnung wird eine Liste erstellt, die ausgedruckt werden kann. Diese iListe wird auch im Archiv  abgelegt. Termine sind jetzt für Änderungen gesperrt.

 

 

 

 

Beim komplexen Modell unterscheidet sich nur der erste Schritt. Hier werden die Kostenstellen nicht im Terminfenster gezeigt, sondern in einem gesonderten Fenster, wobei bei jeder gewählten Kostenstelle der Anteil festgelegt werden kann, so dass weitere Anteile durch andere Kostenstellen abgedeckt werden können. Hier kann ein Splitting auf bis zu 4 Kostenstellen pro Mitarbeiter /Dolmetscher pro Termin vorgenommen werden.

 

In dem Fenster gibt es für bis zu 2 am Termin beteiligte Mitarbeiter und ggf. einen Dolmetscher einen Rahmen, in dem die Kostenstellen aufgelistet sind. Jeder Kostenstelleneintrag enthält die Liste der möglichen Kostenstellen. Als oberste wird die "Ranghöchste" Kostenstelle gezeigt, also die, für eingegeben wurde, dass sie vorrangig gewählt werden soll. Sollte diese nicht 100 Prozent des Termins finanzieren und eine weitere Kostenstelle zur Verfügung stehen, wird diese in der zweiten Zeile gezeigt und der Anteil so weit als möglich auf 100 Prozent ergänzt. Diese Aufsplittung kann das Programm automatisch bis zu einer 4. Kostenstelle pro Mitarbeiter fortsetzen.

Sollten Änderungen erwünscht sein, kann aus der Liste eine andere Kostenstelle gewählt werden, wobei die folgenden Kostenstellen sich in ihren Angaben (welche Kostenstellen bleiben und welche Anteile sind nötig) automatisch neu berechnen.

 

 

 

 

 

Abrechnung:

Die Abrechnung der Kostenstellen kann monatlich vorgenommen werden. Dabei wird zunächst der Abrechnungsmodus gewählt (Termindauer, nach Leistungskatalog, nach Arbeitszeit..), woraufhin die Kostenstellen angeboten werden, für die diese Abrechnungsart eingestellt wurde.

 

Vorgehen bei Termin-bezogener Abrechnung:

in der Liste ist zu erkennen, in welchem Monat wieviele Termine im Status "abgerechnet", "bestätigt" oder "archiviert" sind. Abgerechnete Termine müssen zunächst von den dafür berechtigten Mitarbeitern bestätigt werden. Alle im Status "bestätigt" befindlichen Termine können gegenüber dem Kostenträger abgerechnet werden, indem die Monatsliste erstellt wird. Diese Liste enthält alle noch nicht archivierten Termine. Diese werden mit diesem Vorgang archiviert und in eine Archiv-Datei geschrieben. Sollten ggf. zu einem späteren Zeitpunkt weitere Termine hinzukommen, werden diese an die Archivdatei dieser Kostenstelle und dieses Monats angehängt.

 

Diese Liste enthält für alle Termine des Monats die Angaben zum Patienten (Name + Gebdat oder Chiffre), zum Mitarbeiter und zum Termin (Datum, Zeit, Dauer, Vor-Nachbereitungszeit, Gesamtzeit) bzw. die Leistungsdaten (Leistungsziffer, Leistungsbezeichung, Wert, Anzahl, Gesamtwert).

 

Die Liste kann als Anhang an eine Rechnung aus dem Buchhaltungssystem verwendet werden oder zur Erstellung einer Rechnung benutzt werden.

Die Datei kann als Excel-Arbeitsblatt, Textdatei, CSV-Datei oder MDB-Datei ausgegeben werden, um in anderen Anwendungen weiterverarbeitet zu werden.