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In diesem Formular können die Kostenstellen eingerichtet werden und Zeitkontingente der Mitarbeiter für die einzelnen Kostnestellen festgehalten werden.

 

1. Kostenstellen

 

Die Felder haben folgende Bedeutung:

•Kostenstelle: Name, der in den Listen erscheint (sollte eine Länge von 10 Zeichen nicht überschreiten).

•Erläuterung: Notizfeld

•Anteil: legt den maximal möglichen Anteil fest, der dieser Kostenstelle an Terminen zugeordnet werden kann

•nur zusammen mit Kostenstelle: Möglichkeit, bei Geldgebern, die nur zusammen mit anderen Geldgebern zur Finanzierung bereit sind, die Primärkostenstelle anzugeben (in der Folge wird diese Kostenstelle nur dann aufgelistet, wenn der Primärkostenstelle schon an der Finanzierung beteiligt ist)

•Rang: Kostenstellen, die vorrangig ausgewählt werden sollen, wenn mehrere Kostenstellen möglich sind, erhalten hier kleinere Zahlen (wie 1. , 2. und 3. Platz).

•Abrechnungsmodus: Wahl zwischen Termin-Dauer, Termin-Pauschale und Leistungskatalog

•Abrechnungsintervall: Wahl zwischen Monat und Quartal für die nicht personenbezogene Kostenstellen-Abrechnung

•Name oder Chiffre: Angabe des vollen Namens und des Geburtsdatums oder der Chiffren-Schreibweise  (z.B. FT23081978) in den Abrechnungslisten

•Kostenstelle für Arbeitszeit: soll die für diese Kostenstelle verwandte Arbeitszeit einer anderen Kostenstelle zugeschrieben werden

•im Adressbuch: falls bei der Rechnungserstellung eine Adresse im Adressbuch hinterlegt ist

•HaFöC-Kostenstelle (nur NRW!): zählt diese Kostenstelle als eine vom Land geförderte Kostenstelle, so dass die Mitarbeiter als "gefördert" gezählt werden sollen

•Kategorie: Angabe der Arbeitsfelder, die finanziert werden (Therapie, Verwaltung, Dolmetscher, Fahrtkosten etc.). Jeder Eintrag muß über den Plus-Button in die darunter befindliche Liste übernommen werden. Diese Einstellung ist für das Erkennen als Kostenstelle für die Dolmetscher besonders wichtig, da für diese nicht eine personalisierte, sondern eine Zuordnung als Gruppe erfolgt. Sollte ein Mitarbeiter bei einem Geldgeber verschiedene Tätigkeitsfelder abrechnen, ist es sinnvoll, diese als unterschiedliche Kostenstellen zu führen. In diesem Fall erscheint hinter dem Namen der Kostenstelle, die hier angegebene Kategorie in den Abrechnungslisten. Wenn die Kostenstelle keine Einschränkung kennt, kann auch der Ausdruck "alle" gewählt werden

•Kriterium: Notiz über die vereinbarten Ein- bzw. Ausschlusskriterien, die dann allerdings gesondert bei den Kostenstellenregeln festgehalten werden müssen.

 

Option [inkl. abgelaufener Kostenstellen]: Filter für die Liste, der veranlasst, auch die noramlerweise ausgeblendeten Kostenstellen anzuzeigen, deren Ende in der Vergangenheit liegt

Schalter [0-h-Konto anlegen]: dieser Schalter bewirkt, dass für alle Mitarbeiter ein Kostenstellenkonto für die gewählte Kostenstelle angelegt wird, falls es noch nicht vorhanden ist, zunächst mit 0 Wochenstunden. Damit kann jeder Mitarbetier für diese Kostenstelle Termine abrechnen.

 

Für jede Kostenstelle muß mindestens eine Regel hinterlegt sein, in der ein Kriterium und ein Wertebereich angegeben sein muß, damit das programm prüfen kann, ob ein Klient die Aufnahmebedingungen für eine kostenstelle (Projekt) erfüllt. Gibt es keine Einschränkungen wird eine Regel eingetragen, die alle Klienten erfüllen, z.B." PersID > 0 ". Ist für eine Kostenstelle noch keine Regel hinterlegt worden, wird sie als rote Zeile in der Liste der Kostenstellen gezeigt.

 

 

 

2. Mitarbeiter

 

in der rechten Hälfte des Formulars werden den Mitarbeiter Zeitkontingente der Kostenstellen zugeteilt. (Nur die Kostnenstellen, die hier einem Mitarbtier zugeteilt wurden, können in der Folge bei der Terminabrechnung berücksichtigt werden, selbst wenn ein Patient auch die Kriterien anderer Kostenstellen erfüllen würde.) Wenn eine komplexe Arbeitszeitberechnung erfolgen soll und das Programm Stundenzettel erstellen soll, in denen auch die tageweise Überstunden und Fehlstunden für diese Kostenstelle eingetragen werden sollen, dann können diese Tagesstunden für jeden Wochentag hier eingetragen werden.

Neben der Angabe der vereinbarten Wochenstundenzahl kann die "Hauptkostenstelle" markiert werden. Dies ist diejenige, der bei der Arbeitszeitberechnung die Differenz zwischen Tagesarbeitszeit und der Summe der einzelnen Termine zugeordnet wird. In diese Differenz fallen alle Tätigkeiten, die nicht als Patiententermin gelten wie Besprechungen, Teamsitzungen, Supervisionen. In der Regel wird sich nur ein gewisser Teil der Arbeitszeit auch unter Hinzunahme der den Terminen anzurechnenden Vor- und Nachbereitungszeit  einzelnen Kostenstellen zuordnen lassen. Gerade in Zentren, in denen viele Kontakte z.B. mit Behörden, Rechtsanwälten, Bezugspersonen und die Arbeit im Team den Arbeitsalltag prägen, müssen solche Zeiten mitfinanziert werden.

 

 

Prinzipiell gibt es drei Möglichkeiten dieser Finazierung:

1. ein Hauptgeldgeber finanziert diese Arbeitszeitanteile (im Programm voreingestellte Abrechnungsform)

2. den einzelnen abrechenbaren Terminen werden anteilig die übrigen Zeiten aufgeschlagen. Dies wäre allerdings mit einem erhöhten Aufwand verbunden. Es müßte entschieden werden, ob der Tag, die Woche oder Monat der Bezugsrahmen der Berechnugn ist.

3. durch die Mischkakulation des Zentrums werden diese Anteile mitfinanziert

 

Wird eine Kostenstelle beendet, wird geprüft, ob es Termine gibt, die mit dieser Kostenstelle verknüpft wurden und die nach der Beendigung außerhalb des Zeitrahmens liegen würden. Dies kann z.B. bei geplanten Kklienten- oder Mitarbeiterterminen vorkommen.

Um Mitarbeitertermine bearbeiten zu können, (z.B. Termine oder Einladungen löschen), kann über den Schalter [Mitarbeitertermine] eine Liste der Mitarbeitertermine des Mitarbeiters aufgerufen werden