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Das Programm verfügt über ein Ordnersystem für Klientendokumente, so dass diese Dokumente in strukturiert gespeichert werden können.
Die Ordner sind in einem Verzeichnisbaum dargestellt.
Es können
•neue Ordner angelegt
•Ordner umbenannt,
•per Drag and Drop verschoben und
•gelöscht werden.
Dokumente können per Drag and Drop in einen anderen Ordner verschoben werden.
Durch Doppelklick kann ein Dokument aufgerufen und geöffnet werden.
Ordner können gelöscht werden, wenn sie leer sind und wenn sie keine Unterordner haben.
Dokumente, die in der KlientenDB gespeichert werden, kommen in den Ordner, der gerade markiert ist.
Wenn kein Ordner markiert ist, kommt das Dokument in einen Standard-Eingangsordner.
Dieser Systemordner kann nicht gelöscht oder geändert werden. Auch kann er keine Unterordner erhalten oder in einen anderen Ordner verschoben werden.
Der Name diese Ordners kann vom Admin festgelegt werden. Z.B. "Eingang" oder "bitte einsortieren!" (Programmeinstellung 375)
im Beispiel sind die Ordner des Klienten mit dem Nicknamen @Albi zu sehen
Hinweis zum Drag and Drop-Verhalten: aufgrund eines Fehlverhaltens im Excel-eigenen Verzeichnisbaum muss der Ordner, den man verschieben will, schon vor dem Verschieben markiert sein. Man muss also den Ordner erst selektieren und kann dann den selektierten Ordner (Symbol offener Ordner mit Blatt) verschieben. Andernfalls verschiebt man nicht den Ordner, den man gerade angefasst hat, sondern den, der davor selektiert war. Dieses Verhalten ließ sich nicht abfangen. Dagegen funktioniert dies mit der Dateiliste regelrecht.
Will man einen Ordner wieder in die erste Ebene bringen, legt man ihn mit der Maus in einem freien Bereich unten ab.
Die Sortierung der Ordner in der gleichen Ebene erfolgt immer alphabetisch.
Standard-Ordner
Damit nicht bei jedem Klienten Ordner angelegt werden müssen, bietet das Programm die Funktion, eine Liste von Standardordnern in den Programmeinstellungen festzulegen, die bei jedem Klienten angelegt werden sollen.
Dieses System kann auf die eigenen Bedürfnisse der Einrichtung angepasst werden. So könnte eine Liste "Diagnostik[Tests;Befunde],Berichte,Bescheinigungen,Nachsorge" lauten.
Diese Liste ist eine kommagetrennte Liste der Ordner erster Ordnung mit der Möglichkeit, Unterordner als in Eckigen Klammern gesetzte Semikolongetrennte Liste hinter dem Hauptordner zu setzen. Leerzeichen zwischen den Einträgen sind nicht erlaubt, innerhalb einer Ordnerbezeichnung aber schon, so dass ein Ordner auch aus mehreren Worten bestehen kann.In der Ordnerbezeichnung dürfen folgende Zeichen nicht verwendet werden: ,;[]
Programmeinstellung 378 [Standard_Ordner_für_Klienten] und
Programmeinstellung 379 [Standard_Ordner_für_Kooperationspartner]
Die Anlage der Standardordner für bereits bestehende Klienten und Kooperationspartner erfolgt über die folgende Funktion in den Programmeinstellungen im Register [Einstellungen/Ressourcen].
Sollte sich im Verlauf herausstellen, dass eine andere Struktur günstiger wäre, kann die Einstellung geändert werden und mit einem nachfolgenden Befehl die Struktur angepasst werden, wobei nur die Ordner vom Programm gelöscht werden können, die noch leer sind.
Rechte
Die Funktionen zur Anlage und Bearbeitung der Ordner können als schützenswert angesehen werden und nur bestimmten Mitarbeitern oder Mitarbeitergruppen zur Verfügung gestellt werden.
