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Der Urlaubsplan dient der eigenen Planung, wobei die eingetragenen Zeiten im Wochenplan erschienen und der Planung der Urlaube der Mitarbeiter einer Station/Ebene. Zusätzlich kann (wenn gewünscht) damit auch das Beantragen, Befürworten und Genehmigen von Urlauben erfolgen.

 

In diesem Formular können

 1. Urlaube, Weiterbildungen und andere Zeiten der Abwesenheit eingetragen werden

 2. diese damit beantragt werden

 3. von einer dazu berechtigten Person befürwortet werden

 4. vom Leiter oder einer anderen dazu berechtigten Person bestätigt werden

 5. die Anzahl genutzter/geplanter und verbliebener Urlaubstage eingesehen werden.

 

Wie wird ein Urlaub/ eine Weiterbildung eingetragen?

Im Bezeichnungsfeld kann ein Eintrag aus der Liste gewählt werden ('Urlaub', 'Weiterbildung', 'krank'...).

Der Eintrag kann allerdings auch beliebig verändert werden (erkannte Bezeichnungen s.u.).

Das Datum des ersten Tages kann aus der Liste gewählt werden, oder selbst eingegeben werden, wobei es sich um ein gültiges Datum handeln muß.

Wird kein 'letzter Tag' eingetragen, wird der Eintrag als eintägige Abwesenheit behandelt.

Nach [Daten übernehmen] wird der Eintrag in die Liste der Abwesenheitszeiten aufgenommen und im Plan dargestellt.

Wenn das Fenster aus dem Urlaubsplan heraus aufgerufen wird, kann der Zeitbereich in der Spalte des Mitarbeiters markiert werden und aus dem Kontextmenü "Urlaub eintragen" gewählt werden. auf diese Weise werden die Daten (Anfang, Ende) ins Fenster übernommen.

 

Welche Bezeichnungen sind möglich?

Es können Einträge aus der Liste gewählt werden.

Diese können beliebig verändert werden (z.B. 'Sommerurlaub' oder 'WB in Halle')

Jeder Eintrag, der das Wort 'urlaub' enthält wird als solcher erkannt und entsprechend angezeigt.

Weiterbildungen werden am Wort 'Weiterbildung' oder dem Kürzel 'WB' erkannt

Alle nicht erkannten Bezeichnungen werden als 'Sonstige' im Plan als schwarzer Streifen dargestellt

 

Können Einträge geändert werden?

1.Jeder Benutzer kann seine eigenen Einträge solange beliebig ändern, solange sie im Status 'beantragt' sind.

2.Einmal vom Chef/einer berechtigten Person genehmigte Zeiten, können vom Benutzer nur noch gelöscht oder verkürzt werden.

3.Die Bezeichnung kann nach Genehmigung nicht mehr geändert werden (damit wird ein Statuswechsel z.B. Urlaub zu Dienstreise verhindert)

 

Wie werden die Urlaubstage berechnet?

1.im Feld Jahresurlaub wird die Anzahl der Tage pro Jahr eingegeben - siehe Infos zum Jahresurlaubsanspruch

2.zusätzlich können nicht genutzte Tage vom Vorjahr als 'Übertrag' eingetragen werden - siehe Infos zum Jahresurlaubsanspruch

3.diese Einträge erfolgen durch dazu berechtigte Mitarbeiter (Recht "JahresUrlaubEintragen" 704)

4.Die Summe erscheint als 'gesamt'

5.zur Berechnung der verbleibenden Tage werden alle Tage der eingetragenen Urlaube (Wochenenden und Feiertage ausgenommen) addiert und von der Gesamtzahl abgezogen. Dabei wird berücksichtigt, dass bis zum Ende des angegebenen Monats (Administrator-Einstellung) nicht genutzte Übertragstage verfallen.

6.alternativ kann in den Programmeinstellungen auch die Option gewählt werden, nur die Wochentage als Urlaubstage zu werten, an denen der Mitarbeiter eine reguläre Arbeitszeit hat

7.wird das Arbeitszeitabrechnung-Modul genutzt, erhält der Mitarbeiter für jeden Urlaubstag eine Zeitgutschrift auf das Arbeitszeitkonto, wobei optional die durchschnittliche Tagesarbeitszeit (empfohlen) oder die Vorgabe-Tagesarbeitszeit des entsprechenden Wochentages gewählt werden kann

 

Wer kann Urlaub eintragen, befürworten, genehmigen?

1.Jeder Benutzer kann für sich selbst Einträge machen

2.Benutzer mit dem Recht 702 kann Abwesenheiten für andere Mitarbeiter eintragen (z.B. muss die Personalverwaltung Krankheit eintragen können)

3.Das Recht 700 ermöglicht die Genehmigung von Urlaub, Weiterbildung, Dienstreisen, Überstundenabbau und als Alternative der "Genehmigung" die Registrierung der Abgabe eines Krankenscheins bei Krankheit

4.Das Recht 701 ermöglicht die Befürwortung von Abwesenheitszeiten (z.B. für Teamleiter)

 

Wie erfolgt die Genehmigung?

Alle von Mitarbeitern eingetragene Abwesenheitszeiten befinden sich automatisch im Status 'beantragt'.

Von berechtigten Personen (z.B. Leiter, Personalverwaltung) mit dem Recht 700 können diese Zeiten geändert und genehmigt werden.

In der Folge ändert sich die Farbe im Plan und Änderungen sind nur noch durch den Chef möglich, wobei der Mitarbeiter selbst die Zeit noch verkürzen oder der Eintrag ganz gelöscht werden kann.

Anzeige der Berechnungsgrundlage der Urlaubstage

 

Bewegt man die Maus über das Fragezeichen neben der Bezeichnung des Eintrags wird ein Infofeld gezeigt, das über die Berechnungsgrundlage des beantragten Urlaubs informiert,

Je nach Programmeinstellung werden entweder alle Wochenarbeitstage (Mo-Fr) in die Berechnung einbezogen oder nur die Tage, die auch als Arbeitstage des Mitarbeiters vorgesehen sind.

Bei der erstgenannten Variante kann es bei Teilzeit-Mitarbeitern mit vollem Jahresurlaub zu einem Überhang an ungenutzten Urlaubstagen kommen, wenn nicht wochenweise, sondern nur tageweise Urlaub beantragt wird und dieser sich dann nur auf die geplanten Arbeitstage beziehen würde. Damit dies nicht passiert, wird in diesem Infofeld eine Empfehlung angezeigt, wieviele Urlaubstage an normalerweise arbeitsfreien Tagen eingeplant werden sollten, damit das Urlaubskonto und das Arbeitszeitkonto ausgeglichen sind.

 

Bsp: ein Mitarbeiter, der nur Mo und Di arbeitet, aber vollen Jahresurlaub von 30 Tagen hat, bekommt für jeden Urlaubstag 1/5 seiner Wochenarbeitszeit gutgeschrieben, so dass er bei einer Woche Urlaub 5 Urlaubstage verbraucht und seine normale Wochenarbeittszeit gutgeschrieben bekommt. Wenn er jetzt nur Mo Urlaub nimmt, am Dienstag arbeitet, werden ihm  nur 1/5 (Mo) + 1/2 (Di) = 7/10 der Wochenarbeitszeit gutgeschrieben. Er müsste also noch 1,5 Tage Urlaub an Arbeitsfreien Tagen nehmen, um ein ausgeglichenes Arbeitszeitkonto zu haben. Letztlich wird ihm empfohlen, hier noch einen Tag Urlaub zu nehmen und bei der nächsten Gelegenheit 2 Urlaubstage an den arbeitsfreien Tagen (Mi-Fr).

 

 

 

 

Im Urlaubsplan können die Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter eingesehen werden. Neben der Ansicht "alle Mitarbeiter" können die anzuzeigenden Mitarbeiter zu Gruppen zusammengefasst (z.B, Ärzt /Psychologen oder Spezialtherapeuten oder Pflege) eingegrenzt werden.

 

Es kann eine Sortierung nach Name, Station oder Berufsgruppe vorgenommen werden. Ferienzeiten und Feiertage sind an der orangen Datenleiste, der aktiuelle Tag durch Rotfärbung gekenzeichnet.

 

 

 

 

Abwesenheiten und Datenschutz

 

Abwesenheitszeiten werden entsprechend der Legende gefärbt angezeigt. In größeren Einrichtungen kann es erwünscht sein, dass Abwesenheitszeiten für andere Mitarbeiter nicht kenntlich sind. Insbesondere ist die Information über Krankheitszeiten als sensible Information zu behandeln. Wenn aber nur Krankheit verschleiert würde, wäre jede solche Zeit eindeutig als Krankheit identifizierbar, so dass die Lösung in einer Verschleierung des Abwesenheitsgrundes aller oder fast aller Gründe besteht.

 

https://www.datenschutz.tum.de/leitlinien/kommunikation-bei-krankheit/

 

Das Programm bietet drei Optionen (Programmeinstellung 826):

1.alle Abwesenheitsgründe werden im Klartext gezeigt [Offen] - für kleine Teams mit getroffener Absprache über diese Offenheit

2.alle Abwesenheitszeiten werden als "abwesend" gezeigt [NurBerechtigte_SonstAbwesend]

3.nur Urlaub wird im Klartext gezeigt, alle anderen Abwesenheiten werden als "abwesend" gezeigt [NurBerechtigteUndUrlaub_SonstAbwesend] (wie in folgender Abbildung eines Urlaubsplanes)

 

 

Diese Verschleierung gilt für alle Mitarbeiter bis auf "Berechtigte".

Für die offene Ansicht berechtigt sind:

1.der Mitarbeiter selbst

2.Mitarbeiter, die alle Einträge im Klartext sehen dürfen (z.B. Chef, Personalverwaltung) - Recht 710

3.Mitarbeiter, die die Einträge der Mitarbeiter im eigenen Bereich (und dessen Unterbereichen) sehen kann (kleine Teilteams, Teamleiter..) - Recht 711

 

 

Genau wie im Urlaubsplan wird auch in den Wochenplänen der Grund der Abwesenheit je nach Berechtigung im Klartext gezeigt oder durch den Vermerk "abwesend" verschleiert.

 

 

 

 

Dienstsystem Klinik

 

Durch die Wahl der Option "Dienste einblenden" können die Tag-, Nacht- und Hintergrunddienste eingeblendet werden.

In dieser Einstellung werden auch Dienstteilnehmer aufgelistet, die nicht angestellte Mitarbeiter der Klinik sind und die in der normalen Urlaubsplan-Sicht nicht gezeigt werden.

 

 

über das Kontextmenü nach rechtsklick kann für jedes Feld bei entsprechender Berechtigung ein Dienst eingegeben oder gelöscht werden.