Patientendaten > Sozialdaten /Herkunft

In diesem Registerblatt werden Herkunftsdaten und Sozialdaten gespeichert. Diese dienen der

•statistischen Auswertung

•Funktionen der Kostenstellenzuordnung (z.B. Folteropfer oder UMF)

•der Zuordnung möglicher Dolmetscher.

Jede Änderung an den Daten muß am Ende mit dem Schalter [Speichern] bestätigt werden (Rotfärbung des Schalters wie im Bild).

clipSozialdaten1

Sprachen:

zu jedem Patienten können mehrere Sprachen gespeichert werden. Diese können aus der Liste gewählt werden. Neben der Muttersprache können weitere Sprachen eingetragen werden. Dazu wird die Sprache gewählt und mit der Plus-Taste in die Liste darunter übertragen. (im Beispiel "kurdisch")

Soll eine Sprache aus der Liste wieder gelöscht werden, wird sie markiert und dann per Entf-Taste gelöscht. Eine zweite Möglichkeit zum Löschen aus der Liste besteht im wiederholten Eintragen der gleichen Sprache. Fehlt die Sprache des Klienten in der Auswahlliste, kann sie von dazu berechtigten Mitarbeitern ergänzt werden. (Sprachenliste bearbeiten)

Die registrierten Sprachen haben folgende Auswirkungen: Im Einzeltermin-Formular stehen die Dolmetscher zur Auswahl, die die gleiche Sprache sprechen oder eine äquivalente (z.B. dari und persisch). Dabei werden die Dolmetscher in folgender Reihenfolge angeboten: am Anfang kommen die Dolmetscher, die als Bezugspersonen des Klienten registriert sind, danach die, die die Muttersprache des Klienten sprechen, dann diejenigen, die eine der anderen Sprachkenntnisse teilen.

Das Merkmal [Dolmetscher nötig] hat neben der statistischen Auswertbarkeit folgende Auswirkung: Termine von Klienten, bei denen dieses Merkmal bejaht wurde, bei denen aber noch kein Dolmetscher registriert wurde, werden in der Hauptmenüliste [Dolmetscherabrechnungsliste] aufgeführt, über die für die Termine direkt ein Dolmetscher eingetragen werden kann.

Aufenthalt in Deutschland seit:

Das Feld sieht eine Eingabe als Jahr (fakultativ auch Monat) vor.

Neben dem Aufenthaltsbeginn in Deutschland kann der EU-Einreise-Zeitpunkt und das EU-Einreise-Land im Register [Anamnese] gespeichert werden.

Aufenthaltsstatus:

in diese Liste können mehrere Einträge erfolgen, so dass Änderungen des Aufenthaltsstatus mit Zeitpunkt registiert werden können. Ein neuer Eintrag erfolgt über den Plus-Schalter. Auch hier ist die Angabe des Monats fakultativ. Es kann vermerkt werden, ob es sich um eine sichere Angabe (Behördenauskunft, vorgelegtes Dokument) oder eine unsichere (dem "Hörensagen" nach) handelt. Nach einfachem Anklicken des Eintrages in der Liste kann er bearbeitet werden.

Fehlt bei einem Eintrag die Angabe des Monats, geht das Programm bei der Sortierung der Einträge in der Liste von "Januar" des entsprechenden Jahres aus.

Es kann ein Ende der Gültigkeit eingetragen werden. Im Hauptformular ist dieser Eintrag rot markiert, wenn die Gültigkeit in einem Monat abgelaufen ist.

Die Liste der möglichen Aufenthaltsstati kann vom Adminstrator ergänzt werden.

clipAufenthaltsstatus1

Verfahrensstand:

In dieser Liste können Sie Informationen zum Asylverfahren speichern. Die Liste der möglichen Verfahrensstände kann vom Administrator ergänzt werden. Abgeschlossene Verfahren werden in der Liste im Hauptformular grau dargestellt.

clipVerfahrensstand

Weitervermittlung:

hier kann vermerkt werden, ob der Patient an andere Stellen weitervermittelt wurde. Es kann aus einer Liste (ÄrztIn, PsychotherapeutIn, Beratungsstellen, Gutachter oder Sonstige) gewählt werden. Es besteht die Möglichkeit, konkrete Personen einzugeben. Diese können als Freitext eingegeben oder aus der Adress-Datenbank über den Schalter [Person suchen] gewählt werden. Auch hier ist die Angabe des Zeitpunktes in der Form (Monat) + Jahr. Diese Daten können statistisch ausgewertet werden und erscheinen gleichzeitig als Eintrag in der Warteliste bei den abgearbeiteten Fällen (grün) in der Spalte "zu", wobei die chronologisch letzte Vermittlung als erste in dem Feld angezeigt wird.

Bei den hier angebotenen Kategorien handelt es sich um die von der BAfF abgefragten Kategorien der Weitervermittlung. Diese sollten deshalb nicht geändert werden. Ergänzungen dagegen sind möglich, werden dann aber in der Statistik nicht berücksichtigt.

clipWeitervermittlung1

Die Felder in den Rahmen [Sozialdaten], [Fahrtkostenerstattung] und [bei Terminvergabe beachten] können nach dem Bedarf des Zentrums gestalten werden. (Ausblenden, Listeneinträge redigieren, zusätzliche Felder anlegen).

Dabei können die Listen der angebotenen Items in den Sozialdaten wiederum vom Administrator ergänzt werden.

bei Terminplanung beachten:

das Programm bietet die Möglichkeit, Klienten-spezifisch bei der Terminplanung Erinnerungen einzublenden

dabei können diese Erinnerungen

•einmalig beim ersten eingegebenen Termin

•wiederholt bis "abgehakt"

•bei jedem Termin neu und jeweils einmalig

•bei jedem Termin neu und jeweils bis abgehakt

•bei jedem Termin

erscheinen. Diese Einstellung nimmt der Mitarbeiter mit Administrator-Rechten vor.

Eine Erinnerung kann mit der Option, ein Klienten-spezifisches Dokument anzulegen und auszudrucken verknüpft werden (Befundanforderung, Reisekostenantrag etc.)

Erhebungsbogen:

Dieser Schalter führt zu einem Formular, in dem eine Vielzahl von Merkmalen zu Themenkomplexen wie

•Vermittlung zum Behandlungszentrum

•Belastungen (Symptomatik, Zugehörigkeit zu besonders vulnerablen Personengruppen, Art der erlittenen Folter)

•Ausgangsfunktionsniveau

•Behandlungsschwerpunkte

und weiteren erfasst werden können.

Dieser spezielle Fragebogen wurde von Mitarbeitern des Behanldungszentrums in Jena entworfen und wird für statistische Auswertungen verwendet.

Prinzipiell besteht die Möglichkeit

•diesen Fragebogen zu ergänzen, den eigenen Wünschen anzupassen,

•ihn in die Entwicklung eines Standards für alle Zentren einfließen zu lassen,

•weitere eigene Fragebögen anzulegen

Ausführliche Informationen zum Thema Fragebögen im Register [Dokumente].

Formulare:

Über diesen Schalter können Formulare aufgerufen werden, die vom Programm mit Daten des Klienten ausgefüllt werden sollen. Dies können z.B. Anträge oder Anschreiben (Schweigepflichtsentbindung) sein. Um diese nutzen zu können, müssen sie zunächst als Word-Vorlage eingerichtet werden und im Formular-Ordner gespeichert werden. Jedes ausgefüllte Formular wird im Patienten-Ordner gespeichert. Weitere Informationen hier.

HaFöC-Daten:

der Schalter ist für Mitarbeiter in NRW-Behandlungszentren sichtbar und führt zum Formular, in dem a) der Klient mit einem vorhandenen Datensatz in der HaFöC-Datenbank verknüpft wird oder dort ein neuer Datensatz angelegt wird.

Dies kann vom Programm nicht automatisch vorgenommen werden, da die Daten nur teilweise exakte Entsprechungen in den Datenbanken haben und zumindest manche Daten per Hand eingegeben werden müssen.

Weitere Informationen hier.

Daten auf Aktualität kontrolliert:

Wenn Sie vor der Fertigstellung von Halbjahres- oder Jahresstatistiken noch einmal alle Klientendatensätze durchgehen müssen, z.B. zur Kontrolle der Aufenthaltsstati oder der Arbeit an Erhebungsbögen, ist ein Hilfsmittel sinnvoll, dass Ihnen das Abarbeiten einer Liste und das Markieren von Klienten als "erledigt" ermöglicht. Dieses Hilfsmittel steht mit der Hauptmenüliste [Arbeitsliste Aktenkontrolle] zur Verfügung. Hier werden alle Klienten des letzten Halbjahres oder Ganzjahres aufgelistet, bei denen Sie a) als Bezugs-Mitarbeiter eingetragen waren /sind und b) bei denen kein aktueller Kontrolleintrag vorliegt (Eintrag gilt als aktuell, wenn er ab 2 Monate vor Ablauf des Zeitraums vorgenommen wurde, also ab dem 1.5. beim 1.Halbjahr und ab dem 1.11.beim Ganzjahr)

Die Liste wird in Abhängigkeit vom Aufrufzeitpunkt im 1.Halbjahr-Modus (Juni bis November) oder im Ganzjahresmodus (Dezember bis Mai des Folgejahres) erstellt.

Sie können einen Datensatz als aktuell kennzeichnen, indem Sie auf den Schalter [Daten auf Aktualität kontrolliert] klicken und damit der Liste der Kontroll-Einträge einen Eintrag mit aktuellem Zeitstempel und Ihrem Namen hinzufügen. Angezeigt wird im Feld über dem Schalter der letzte Kontrollvermerk. Nach Klick auf [Hist] erscheint die Liste aller Kontrollvermerke. Markieren Sie einen Eintrag in der Liste, werden Sie gefragt, ob Sie diesen Eintrag löschen wollen (vorausgesetzt, es handelt sich um einen eigenen Eintrag). Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie noch Informationen einholen müssen, um die Eingaben abzuschließen und den Klienten weiter über die Arbeitsliste aufrufen können wollen.

Zeitraum der Aktenkontrollen je nach Staitstik ändern

Wenn eine Jahresstatistik für ein Projekt einen Zeitraum umfasst, der sich nicht nach dem Kalenderjahr richtet, sondern z.B. Mitte Oktober bis Mitte Oktober des Folgejahres betrifft, ist es sinnvoll, den Rahmen für die Aktenkontrolle zu ändern.

Die Programmeinstellungen 155, 156 und 157 ermöglichen diese Umstellung:

155 AktenkontrollenAktualitätsTage - wie groß soll der Zeitraum in Tagen sein, in dem Aktenkontrolleinträge als aktuell gelten

156 Jahresbeginn_Aktueller_Fall_Abfragen - der für die Statistik der Behandlungsfälle relevante abweichende Zeitraum (ab Datum X)

157 AktenkontrollenAktualitätsBeginn - seit welchem konkreten Datum sollen Aktenkontrolleinträge als aktuell gelten (überschreibt 155)