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Nicht Klienten-bezogene Termine, die außerhalb stattfinden oder für Außenstehende stattfinden, werden im Programm als "Veranstaltung" bezeichnet und als Mitarbeitertermin dokumentiert.

Diese sind im Wochenplan nicht blau sondern violett dargestellt.

 

(Wollen Sie allerdings bei einer von Ihnen veranstalteten Tagung oder einem Kurs Teilnehmerlisten führen und auch Teilnahmezertifikate aus dem Programm ausdrucken, müssten Sie stattdessen eine Gruppe anlegen, die auch für Kooperationspartner möglich ist.)

 

Veranstaltungen können eingetragen werden, indem ein Mitarbeitertermin angelegt wird und dann auf den Schalter [Veranstaltung] geklickt wird.

Danach erweitert sich das Terminfenster und es werden Felder sichbar, in denen typische Merkmale von Veranstaltungen eingetragen werden können:

•Veranstaltungsart (Kurs, Vortrag, Sitzung, Supervisioin etc.)

•Teilnehmerzahl

•Zielgruppen (Mehrfachauswahl)

•Veranstalter

•Ort

•Ebene (Stadt, Region, Land, Bund)

•Kostenstelle (Mehrfachauswahl)

•in NRW: HaFöC-Terminart

 

Diese Felder sind fakultativ auszufüllen. Sie können aber zum Pflichtfeld bei stattgefundenen Veranstaltungen erklärt werden. Welche Felder Pflichtfeld werden sollen, kann jede Einrichtung selbst entscheiden, je nachdem, was in der Veranstaltungsstatistik benötigt wird.

Richten Sie diese Wüsche bitte an den Admin oder Hersteller.

 

Veranstaltungen können auch einem Projekt zugeordnet werden. Z.B. ist es möglich ein Projekt "Arbeitskreis Versorgung von Flüchtlingen" anzulegen, diesem Projekt Verantwortliche, Aufgaben, Termine, Veranstaltungen und Dokumente zuzuordnen und diese alle in einer Übersicht zusammenzufassen. Termine und Veranstaltungen können so einem Pojekt auch nachträglich zugeordnet werden oder wieder von ihm entkoppelt werden. Nähere Informationen unter Öffentlichkeitsarbeit.

 

Bei jeder Speicherung einer Veranstaltung kann eine Nachricht an einen oder mehrere Mitarbeiter gesendet werden, wenn diese z.B. für die Organisation von Veranstaltungen zuständig ist. Welche Mitarbeiter diese Nachricht bekommen sollen, wird in der Programmeinstellung 680 festgelegt.

 

 

 

Neben diesen Feldern können Zusatz-Merkmale angelegt werden. Auf diese Weise können strukturiert weitere Angaben erfasst werden, die letztlich auch statistisch ausgewertet werden könnten.

So ist es z.B. möglich, Teilnehmerzahlen mit weiterer Differnzierung nach Land und Geschlecht zu erfassen, wenn es nicht um eine namentliche Erfassung geht, wofür das Gruppenfenster richtig wäre.

Ist so ein Zusatzmerkmal zum Standard für die gewählte Veranstaltungsart erklärt worden, wird es immer dann angeboten, wenn die Veranstaltung von dieser Veranstaltungsart ist.

Ein Merkmal kann auch für mehrere oder alle Veranstaltungsarten als Standardfeld gewählt werden. Dies wird durch ein Auswahlmenü ermöglicht, das nach der Markierung als Standardfeld erscheint.

 

Des Weiteren kann festgelegt werden, ob ein Feld als Pflichtfeld gelten soll, was bewirkt, dass dieses Feld ausgefüllt werden muss. Hier kann noch bestimmt werden, ob diese Pflicht nur bei geplanten Terminen

(z.B. sinnvoll bei Planungsmerkmalen wie z.B. "Vorbereitung") und/oder bei absolvierten Terminen (z.B. Teilnehmermerkmale) bestehen soll.

 

Ein zusätzlicher Eintrag in die Liste erfolgt über den Plus-Schalter, der ein Formular aufruft (siehe Abb.)

 

Beispiel Beratung in Wohnheim mit nicht namentlicher Erfassung der Teilnehmer

 

Wie eine hier gezeigte Tabelle erstellt, deren Auswahllisten editiert werden und neue Einträge im Termin erfolgen können, lesen Sie bitte unter Patientendaten -> Zusatzfelder -> Tabellen

 

 

Mehrtägige Veranstaltungen:

 

Damit Veranstaltungen, die mehrere Tage andauern, in Statistiken nicht mehrfach gezählt werden, bietet das Programm die Möglichkeit, mehrtägige Veranstaltungen als zusammenhängende Termine einzugeben.

Um dies zu erreichen geben Sie den ersten Termin ein, legen dann die Anzahl der Tage über [Serientermin] fest (dort Wiederholung= [täglich]). Beim Speichern wird im Falle einer Veranstaltung die Frage gestellt, ob es sich um die selbe Veranstaltung handelt.

Wenn Sie dies bejahen, werden die angelegten Termine als eine Veranstaltung gezählt. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit, die Zeiten der einzelnen Tage anzupassen.

Diese Methode, eine mehrtägige Veranstaltung nicht als einen Termin, sondern als Serientermin anzulegen, ermöglicht auch, dass sich Mitarbeiter lediglich zu einzelnen dieser Termin eintragen, wenn dies der Realität entspricht.

 

 

 

Veranstaltungsplan

 

Als Veranstaltungsplan kann ein Wochen- oder Monatsplan uafgerufen werden, in dem alle Veranstlatungen der Einrichtung gezeigt werden, egal welcher Mitarbeiter eingetragen ist.

 

Hauptmenü-> Pläne-> Veranstaltungsplan

 

Dieser Plan entspricht ansonsten in seiner Ansicht und Funktionalität der Mitarbeiterwochenplan