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Die einmaligen Gruppen eignen sich nicht nur für Klienten und Angehörige, sondern auch für Gruppen von Kooperationspartnern. Dies können z.B. Kurse oder Seminare sein.

 

Dies hat gegenüber den im Programm ansonsten infrage kommenden Veranstaltungen den Vorteil, dass hier

•Teilnehmerlisten geführt werden können

•Teilnehmer angeschrieben werden können

•Teilnahmezertifikate ausgestellt werden können

•die Teilnahme an definierten Kursen dokumentiert werden kann

 

Als Teilnehmer können hier Personen aus dem Adressbuch asugewählt werden, wobei Sie die Adressbuchgruppen als Vorauswahl aufrufen können und dann alle dort gelisteten Personen in die Gruppe ziehen können.

So könnten Sie hier einen Kurs für Dolmetscher oder Vormünder dokumentieren. Sollen Personen aus unterschiedlichen Adressbuchkategorien aufgenommen werden, wählen Sie zunächst Personen der einen Gruppe und danach die der nächsten Gruppe.

 

Es ist möglich, Adressbuchgruppen-spezifische Kurse mit verschiedenen Modulen einzurichten. So könnte ein Kurs für Mentoren mit 5 Modulen einzurichten, wobei die Modulnamen bei Wahl der Gruppe "Mentoren" zur Verfügung in der Bezeichnungsliste zur Verfügung gestellt wird. Dies kann auch dafür genutzt werden, einen Überblick zu erhalten, welche Personen welche Module eines Kurses bereits absolviert haben und welche Module noch fehlen.

 

Diese Module sind in der Tabelle GrSchulung_Module abgelegt.

 

Im Beispiel werden nach Aufruf der Mentoren diese aufgelistet und gleichzeitig die Module eines Mentorenkurses im Feld [Bezeichnung] angeboten

 

 

 

Die Information über die Teilnahme an den Kursen können Sie im Falle der Mentoren dann der Mentorenliste im Hauptmenü entnehmen. Dabei werden die Modulthemen in diesem Fall mit den Anfangsbuchstaben aufgelistet.

 

 

Zertifikate und Serienbriefe

 

Teilnahmezertifikate können als Serienbrief-Vorlage gespeichert werden. Dabei kann die Vorlage für eine einzelne Veranstaltung als auch für eine Reihe von Veranstaltungen eingerichtet werden.

Die Daten der Teilnehmer (Vorname, Name, ggf. Adresse etc.) als auch Daten des ausstellenden Mitarbeiters und das aktuelle Datum können als Felder über das KlientenDB-Word-AddIn eingefügt werden und sind an den [Kasten]-Klammern zu erkennen.

Wenn Sie bei einer Veranstaltungsreihe auch den Veranstaltungstitel (z.B. das Kursmodul) den Leiter der Weiterbildung und das Datum der Veranstaltung als Variable eingeben wollen, damit das Zertifikat für mehrere Termine genutzt werden kann, können Termin-Platzhalter benutzt werden, die an dem Präfix "T_" zu erkennen sind, z.B. [T_Datum].

 

Es stehen die Felder T_Bezeichnung, T_Leiter, T_Datum, T_Beginn, T_Ende, T_Raum, T_Dolmetscher und T_Teilnehmerzahl zur Verfügung.

Diese Platzhalter werden im Fenster zum Erstellen von Textbausteinen im Kontextmenü zur Auswahl angeboten.

 

Darüberhinaus können im Reiter [erweitert] neue Felder angelegt werden, ggf. als Standard definiert werden und auch in terminassoziierten Textbausteinen und Word-Vorlagen als Platzhalter verwendet werden.

So könnte ein Textbaustein "Referent" heißen, um externe Referenten in ein Zertifikat einzutragen. In einem anderen Feld "Bemerkung" könnte für ein Zertifikat ein Satz zur KV-Anerkennung von Weiterbildungspunkten eingetragen werden.

 

Bei der Wahl der Word-Vorlage können Sie noch entscheiden, ob Sie die gespeicherte Vorlage unverändert ausgefüllt haben wollen oder vor dem Ausfüllen der Platzhalter noch individuelle Änderungen an der Vorlage vornehmen wollen.

Im letzten Fall werden Sie aufgefordert, nach den Änderungen an der Vorlage, die lokal als Kopie angelegt wird, zu speichern und zu schließen, was das Programm als Startschuss zum Ausfüllen der Einzeldokumente wertet.

Hier gibt es wiederum die Option die ausgefüllten Dokumente ohne zu öffnen gleich zu drucken oder noch einmal alle Einzeldokumente zu öffnen, so dass eine individuelle Bearbeitung möglich wäre.

 

 

 

 

 

Beispiel-Zertifikat als Vorlage und ausgefüllt